أخصائي شؤون إدارية في إدارة الخدمات العامة

المقدمة:

تهدف هذه الورشة إلى التعرف على آخر التطورات وأحدث الأساليب التي ظهرت في المجالات الخاصة والشؤون الإدارية بالإشراف على الخدمات العامة من خلال استخدام الخبرة التي تجمع بين الدراسة الأكاديمية والخبرة العملية المتعلقة بهذا النشاط في مناقشة وإيضاح أحدث الأساليب الفنية في إدارة الخدمات العامة.

اعادة توجيه وتنظيم العمل وذلك بالإشراف العام على ادارة الشؤون الادارية والخدمات العامة والوحدات التابعة

الأهـــداف:

صقل مهارات المشاركين في تنظيم خطط الادارة والتوجيه.
تحليل مفهوم تقديم الخدمات العامة وأهم العمليات والمحددات المرتبطة به؛
دراسة أهم المداخل المرتبطة بتطوير الخدمات العامة: تحليل نقدى لمقاربة الواقع؛
إستعراض أهم الدروس المستفادة من تجارب الواقع العربى والتجارب الدولية نحو بناء رؤية مستقبلية لأهم التوجهات المستقبلية؛
إلقاء الضوء على واقع تطويرمهارات اخصائي الشؤون الادارية في تقديم الخدمات العامة وأهم التحديات المرتبطة به: حوار عام وتبادل الرؤى.

تحليل مفهوم تقديم الخدمات وأهم العمليات والمحددات المرتبطة به؛
دراسة أهم المداخل المرتبطة بتطوير الخدمات الحكومية: تحليل نقدى لمقاربة الواقع؛
العمل على حل المشاكل والاحتياجات والمقترحات بوسائل الكترونية حديثة.
العمل على تطبيقات نظام اخصائي الشؤون لإخصائي الشؤون الإدارية للانتقال إلى العمل الكترونيا والتخلص من جميع الأعمال الورقية في الخدمات العامة
كيفية وضع الخطة السنوية لتأمين متطلبات المنظمة من الخدمات الإدارية الخدمات العامة لتلبية احتياجاتها
متابعة أي أعمال تعاقدية تنفذ داخل المنظمة والتنسيق مع إدارة الشئون المالية والجهة المختصة لذلك.
توجيه وتنمية قدرات العاملين على مختلف مهام ومسئوليات فرق العمل والوحدات بما يساعد على الإحلال فيما بينهم، ورفع مستوى الاداء والانجاز.
تقديم تقارير منتظمة ومتقدمة عن وحدات العمل التي يشرف عليها توضح الأعمال التي تم تنفيذها والمشكلات التي تمت مواجهتها واحتياجات ومقترحات تطوير العمل.

الفئــة المستهدفة:

جميع موظفي ورؤساء الأقسام الادارية في الخدمات العامة

المحتوى العلمي:

اخصائي الشؤون الإدارية

التخطيط لأعمال اخصائي الشؤون الإدارية، ورسم الإجراءات بشكل يمكن معه أداء وإنجاز المهام والاختصاصات بدرجة عالية من الكفاءة والإتقان.
تحديد الوظائف اللازمة للقيام بأعمال ومهام اخصائي الشؤون الإدارية، ووضع مهام ومسؤوليات كل وظيفة.
الإشراف على كافة الأعمال اليومية والتأكد من حسن سيرها ودقة الالتزام بالإجراءات المحددة.
تذليل المشكلات اليومية التي تحدث أثناء العمل في مجال اخصائي الشؤون الإدارية.
الاهتمام بتدريب العاملين في اخصائي الشؤون الإدارية بصفة دورية لرفع كفاءاتهم، وصقل مهاراتهم لأداء العمل بشكل أفضل.
العمل على توفير التجهيزات المكتبية الحديثة المناسبة لحجم وطبيعة أعمال اخصائي الشؤون الإدارية، وذلك يتطلب متابعة كل ما هو جديد في مجال التقنيات الحديثة التي تساعد على تطوير وتبسيط إجراءات الخدمات العامة.
معالجة البريد العام الوارد والصادر للمنظمة واتخاذ الإجراءات المناسبة لتطوير الاداء فيه واستقبال المراجعين والمراسلين.
توجيه المعاملات الواردة للإدارات والأقسام المختصة، وخصوصا المعاملات التي يصعب على موظفي اخصائي الشؤون الإدارية توجيهها.
إعداد التقرير الدوري عن أعمال اخصائي الشؤون الإدارية متضمنا الإحصاءات الدقيقة عن عدد المعاملات الواردة والصادرة، ومعدلات الأداء في إنهاء معالجة المعاملات الواردة، والمشكلات التي واجهت وحدة اخصائي الشؤون الإدارية والخدمات العامة والعاملين فيها.

العقود التشغيلية في قسم الخدمات العامة:

متابعة مواصفات أعمال العقود التشغيلية، ورسم الإجراءات بشكل يمكن معه أداء وإنجاز المهام والاختصاصات بدرجة عالية من الكفاءة والإتقان.
تحديد مهام العقود التشغيلية بشكل واضح ومحدد.
تحديد الوظائف اللازمة للقيام بأعمال ومهام العقود التشغيلية، ووضع مهام ومسؤوليات كل وظيفة.
الإشراف على كافة الأعمال اليومية والتأكد من حسن سيرها ودقة الالتزام بالإجراءات المحددة.
تذليل المشكلات اليومية التي تحدث أثناء العمل في مجال العقود التشغيلية.
الاهتمام بتدريب العاملين في العقود التشغيلية بصفة دورية لرفع كفاءاتهم، وصقل مهاراتهم لأداء العمل بشكل أفضل.
إعداد التقرير الدوري عن أعمال العقود التشغيلية متضمنا الإحصاءات الدقيقة عن مطابقة المواصفات الخاصة بالعقود، ومعدلات الأداء في إنهاء الأعمال، والمشكلات التي واجهت وحدة العقود التشغيلية والعاملين فيها.
متابعة حركة السيارات وصيانتها الصيانة الدورية اللازمة.
متابعة المطالبات المالية المتعلقة بالعقود التشغيلية.

الخدمات الإدارية المطلوبة في قسم الخدمات العامة:

تطوير أعمال السنترال ومتابعة كل ما يتعلق بصيانته وتطوير أداء الرد على المكالمات.
متابعة أعمال التصوير والتغليف والمسح الضوئي للمذكرات والكتيبات الخاصة بالمنظمة.
متابعة أعمال ارساليات المنظمة والبريد الرسمي وما يتعلق به.
متابعة أدوات ومستلزمات الآلات والمعدات الخاصة بالتصوير والتغليف (المقاسات، الأحبار) والحرص على توفيرها وعدم نفاذها.
الإشراف على كافة الأعمال اليومية والتأكد من حسن سيرها ودقة الالتزام بالإجراءات المحددة.
تذليل المشكلات اليومية التي تحدث أثناء العمل في مجال العقود التشغيلية.
الاهتمام بتدريب العاملين في الخدمات الإدارية بصفة دورية لرفع كفاءاتهم، وصقل مهاراتهم لأداء العمل بشكل أفضل.
إعداد التقرير الدوري عن أعمال الخدمات الإدارية متضمنا الإحصاءات الدقيقة عن ومعدلات الأداء في إنهاء الأعمال، والمشكلات التي واجهت وحدة الخدمات الإدارية والخدمات العامة والعاملين فيها.

الأرشيف المركزي في إدارة الخدمات العامة:

متابعة تطوير آلية حفظ المعاملات الكترونياً ومركزياً داخل المنظمة.
آلية تنظيم الملفات المركزية وحفظها في الأماكن المخصصة لها بشكل حديث ومرن.
آلية جرد وحفظ المعاملات وإدخالها بالنظام وتزويد الإدارات بالنسخ الالكترونية عبر النظام.
العمل على صيانة المعاملات القديمة بالمنظمة جراء ما تتعرض له من مؤثرات وذلك بإعادة تصويرها ورقياً إن استدعى ذلك لتحفظ مرة أخرى.
تحديد مدى أهمية المعاملات القديمة لدى الجهات والإدارات المختلفة، بحيث يتم إتلاف المعاملات الغير هامة بشكل دوري ومنظم.

التميز المؤسس في الخدمات العامة:

تطبيق أنظمة الجودة و نماذج و متطلبات تطوير الأداء المؤسسي بما يعزز الخدمة المتميزة للمتعاملين.
تطوير أدلة ولوائح وإجراءات العمل وإعادة هندستها وإعداد مختلف الدراسات الخاصة بتطوير العمل وفقاً لنتائج قياس الأداء. .
تطبيق معايير وتقنيات تطوير الخدمات المساندة وفق الاستراتيجيات والمشاريع المعتمدة