مهارات السكرتارية التنفيذية الفعالة المتقدمة
مقدمة :
يناقش البرنامج إدارة نظم المعلومات المكتبية ومنهجية توظيف تكنولوجيا المعلومات في العمل الإداري، وعمل تطبيقات عملية على بروتوكولات الاتصالات الإلكترونية والكتابة الاحترافية وإعداد الجداول الإلكترونية والرسوم البيانية وذلك لتنمية قدرات المشاركين على تطبيقات الحاسب الآلي، والتنظيم المكتبي للوثائق والملفات، وتصميم الفهارس ونظم الحفظ، وبناء قواعد البيانات المكتبية، وأمن وسرية المعلومات المكتبية
ويهدف برنامج " مهارات السكرتارية التنفيذية الفعالة المتقدمة " إلى تطوير المنظور للأعمال المكتبية وتنمية كفاءات المتدربين الإدارية والفنية للعاملين في مجال السكرتارية التنفيذية على فنون الإدارة المكتبية الحديثة ومهارات الاتصال والتواصل ومهارات إدارة الوقت والتعامل مع ضغوطات العمل وكيفية تحسين الخدمات الإدارية المساعدة من قبل الإدارة المكتبية. ويسلط البرنامج الضوء على عدد من المحاور الهامة منها المنظور الشامل للخدمات الإدارية وتخطيط وتنظيم المهام ومصفوفة المهام وأهمية التعريف بالاتصالات الإدارية ومهارات التواصل مع الآخرين ومراسم تنظيم وحضور الاجتماعات، وكيفية ترتيب الأولويات ووضع خطط العمل والعمل تحت الضغط والذكاء العاطفي في العمل وتخطيط وتنظيم الأنشطة اليومية. فن المكاتبات الرسمية و صياغاتها ( الخطاب / المذكرة / التقارير ) . و الفهرسة و الحفظ ( تطبيقات عملية ) . والمهارات السلوكية المتصلة بالوظيفة و الجوانب السلوكية في الأداء وفن المراسم الحديثة.
الفئات المستهدفة:
يستهدف هذا البرنامج التدريبي الراغبون في فهم أحدث الطرق وافضل الممارسات الخاصة بأعمال السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب العليا :
- مدراء المكاتب
- موظفي السكرتارية التنفيذية
- المساعدون الإداريون
المحتويات الرئيسية :
الوحدة الأولى: المفاهيم المعاصرة لإدارة المكاتب
- إدارة المكاتب
- الفرق بين إدارة المكاتب وتنسيق العمل
- المفاهيم العامة للعاملين في مجال إدارة المكاتب و المحفوظات المعاصرة في المنظمات الحديثة
- أهمية الإدارة الفعالة لأعمال إدارة المكاتب في نجاح العمل الإداري
- أنواع إدارة المكاتب
- المكتب الحديث
- و ظائف المكتب العالمى
- أهداف المكتب العالمى
- أهمية إدارة المكاتب الحديثة
- تنظيم أعمال إدارة المكاتب والمحفوظات بالمكاتب الحديثة
الوحدة الثانية: مهام ومسؤوليات مدير المكتب المعاصر
- وظيفية مدير المكتب
- مهام إدارة المكاتب
- مهارات مدير المكتب
- صفات مدير المكتب
- واجبات مدير المكتب
- أبعاد وظيفية مدير المكتب
- مفهوم إدارة المكاتب العليا
- إختصاصات و واجبات و مسئوليات مدراء المكاتب
- المفهوم العلمي للإتصالات الإدارية و أساليبها
- فن التعامل مع القيادات و المرؤوسين
- المهارات السلوكية المتصلة بوظيفية مدير المكتب
- التخطيط للإجتماعات
- جدولة الأعمال
- وضع نظم الفهرسة و الحفظ
- نظم المعلومات و صناعة القرارات
- مهارات إعداد التقارير العليا ومؤشرات الأداء KPIs
- إدارة العلاقات بين موظفي الإدارة العليا بوالوحدات التنظيمية
الوحدة الثالثة: برتوكول العمل بإدارة المكاتب
- مفهوم البرتوكول
- عناصر فعالية تصرفات مدير المكتب
- مهارات السكرتير في إدارة برتكولات التعامل
- إدارة الإنطباع الأول لدى المستفيد من خدمات إدارة المكاتب
- ملخص الأبحاث الأخيرة التي أجريت حول تأثير لغة الجسد في إقناع الآخرين
- مفهوم الإنطباع الأول
- العوامل المؤثر في تكوين الإنطباع الأول لدى المتلقي لخدمات إدارة المكاتب
- مفهوم الكايزما
- المعايير النفسية لمدير المكتب الفعال
- مدير المكتب الفعال وبروتوكول التعامل مع كبار الزوار
- أهمية التوافق بين الخصائص الجسمية والنفسية لمدير المكتب لصناعة الإنطباع المثالي
- مهارات الاتيكيت وأثرها في نجاح عمل مدير المكتب الفعال
- مهارات التعامل مع الجمهور وإستقبال الشكاوى
الوحدة الرابعة: اهمية مهارات الاتصال فى ادارة المكاتب
- مفهوم الاتصال وانواعة
- نموذج ديفيزللإتصال
- نموذج نافذة جو - هاريTHE JOHARI WINDOW MODEL
- المهارات الصوتية لمدير المكتب الفعال
- مهارات استخدام لغة الجسد الفعالة لمدير المكتب الفعال
- انماط مدراء المكاتب طبقا لمقياس هيرمانHBDI
- تقنية مواقع الإدراك Perceptual Positions
- مهارات التعامل مع الأنماط البشرية المختلفة
- أهمية المهارات اللغوية في لنجاح مدير المكتب الفعال
- مهارات الاقناع والتأثير في مجال عمل إدارة المكاتب
- تطبيقات عملية على مهارات الاتصال الفعال في مجال إدارة المكاتب
الوحدة الخامسة: التميز فى إستراتيجيات وفنون إدارة المكاتب
- مراحل أنظمة الإعداد والتجهيز لتنظيم الملفات و المعلومات
- الإستراتيجية المستخدمة لخدمة أعمال إدارة المكاتب و المحفوظات
- مهارات إستقبال وتصدير المكاتبات
- طرق الفهرسة و الحفظ للوثائق والملفات
- فن المكاتبات الرسمية و صياغاتها (المكاتبات / المذكرات / التقارير )
- فن كتاب التقارير
- فن تنظيم الاجتماعات
- فن كتابة وإدارة محاضر الاجتماعات
- مهارات التفكير العليا لمدير المكتب الفعال
- أهمية التمكين من مهارات التفكير العليا وتفعيلها لمدير المكتب الفعال
- مهارات حل المشكلات وإتخاذ القرارات
- مهارات التفكير الإبتكاري والإبداعي
- تطبيقات عملية على مهارات التفكير العليا لمدير المكتب
- مهارات إدارة الصراعات وتخفيف التوتر في بيئة العمل
- مفهوم إدارة الصراعات
- مهارات ادارة الضغوط
| رقم الدورة | التاريخ | تاريخ الانتهاء | عدد الأيام | المكان | الطلبات |
|---|
